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Como puedes acortar tu jornada de trabajo sin reducir tu productividad

18 julio, 2011

A estas alturas, seguro que ya te has dado cuenta de que hacer la misma tarea puede llevarte 45 minutos o 5 días, dependiendo del plazo de entrega. Y de que puedes producir lo mismo en 5 horas que en 10, según cómo organices tu trabajo.

Esto es, precisamente, lo que te proponemos hoy: si eres capaz de marcarte un plazo límite para cada tarea que realizas, puedes acabar acortando la duración de tu jornada de trabajo, sin que por ello la producción se vea afectada.

¿Cómo es esto posible?

Básicamente, porque las fechas de entrega tienen un poderoso efecto psicológico sobre nuestra motivación y nuestra capacidad de trabajo:

1. La presión de una fecha de entrega nos ayuda a concentrarnos en lo esencial, en lo que es verdaderamente importante para el proyecto, y evita que nos perdamos en detalles sin importancia. De esta forma, los plazos límite nos ayudan a ser mucho más eficientes

2. Los plazos límite nos ayudan a evitar las distracciones. Como habrás podido comprobar, cuando estás cerca de una fecha de entrega no suelen entrarte ganas de ver la televisión, o de consultar el Facebook. Y al contrario: cuando no tenemos un plazo límite, cualquier pequeño detalle es una buena excusa para distraerse.

3. Como muchas otras situaciones de tensión, los plazos nos ayudan a generar adrenalina, y esa adrenalina estimula nuestro sistema nervioso; nos motiva, nos activa y nos da energía para completar el trabajo

4. Cuando disponemos de “mucho tiempo”, solemos dar vueltas y más vueltas a lo mismo en busca de una perfección que, en realidad, nunca llega. Eso hace que desperdiciemos mucho tiempo, y nos empuja a demorarnos una eternidad antes de dar algo por terminado. Con los plazos límite, ese “afán de perfeccionismo” que tanto ralentiza nuestro trabajo simplemente desaparece.

5. Si concentras tu trabajo, siempre estás más fresco para crear y para innovar. A partir de un cierto número de horas, el trabajo se hace cada vez más lento y más pesado; y el agotamiento y el aburrimiento acaban por trasladarse a nuestra productividad. En cambio, si aprovechas bien el tiempo, puedes acabar el trabajo mucho antes. De esta forma, tu cuerpo y tu mente siguen despiertos para abordar y desarrollar nuevas ideas que exigen más ingenio y creatividad.

Cómo acortar tu jornada de trabajo

Asigna un plazo límite para cada tarea. Normalmente asignamos plazos de entrega a los proyectos. Pero un proyecto puede durar varias semanas, e incluso meses, y esos plazos no son suficientes para mantener la tensión y el control sobre nuestro trabajo. Por eso es necesario partir el proyecto en tareas más pequeñas, y asignar un plazo límite de entrega a cada una de esas tareas. Es importante distinguir entre las entregas públicas –las que te comprometes a realizar con el cliente- y las privadas –las que te impones a ti mismo para avanzar con mayor rapidez.

Consigue que tus plazos de entrega sean realistas pero, al mismo tiempo, ambiciosos. No tiene ningún sentido marcarse un plazo que resulta imposible de cumplir. Pero, por otro lado, establecer una fecha límite demasiado holgada hace que nos quedemos sin motivación, y nos invita a relajarnos. Hay que buscar una buena síntesis: un plazo que nos exija y nos motive, que nos ayude a mantener la tensión, pero que resulte realista.

Identifica las tareas esenciales. Si quieres trabajar a buen ritmo, es esencial que aprendas a distinguir aquellas tareas que resultan esenciales, y que deben ser realizadas primero, de aquellas otras accesorias, que pueden ser dejadas para un poco más adelante, o incluso obviadas en caso de urgencia.

Trabajar a buen ritmo tiene premio. Piensa siempre que si consigues realizar el trabajo en menos horas podrás disponer de tiempo para hacer lo que más te gusta: estar con la familia, ver a tus amigos, ir al cine, hacer deporte, etc.

Cumple los plazos que te has marcado, pero sé flexible. Es evidente que los plazos de entrega solo funcionan si los cumples. Pero, al mismo tiempo, siempre necesitas un poco de flexibilidad para hacer frente a los imprevistos. No te quedes estancado. Si es necesario, reajusta tus plazos y sigue adelante.

Fuente: Blog del Freelance

10 Puntos clave para hacerte visible, promocionarte, y conseguir clientes

20 abril, 2011

Si eres un profesional o freelance debes saber que para conseguir clientes es fundamental ser visible. Sobre todo para los que estén iniciando su carrera como proveedor de servicios y que no hayan tenido la oportunidad de desarrollar una red de clientes.

Desde Fixalo queremos comunicarte estos 10 puntos clave para darte a conocer:

1. Crear un blog

Es muy importante y aunque requiere un poco de esfuerzo, es gratuito. Aprovecha los conocimientos especializados que tienes sobre tu área de actividad profesional y empieza a publicar artículos. Existen proveedores gratuitos como wordpress.com o blogger.com

Si consigues alimentar tu blog con buenos contenidos, podrás llegar a mucha gente. Una vez que hayas adquirido cierta difusión y prestigio en la comunidad, serán lo clientes los que se acerquen a ti.

2. Escribe como invitado en otro blog

Si no quieres hacer tu propio blog deberías publicar de vez en cuando, posts para revistas o webs que gozan de una buena difusión, o al menos de un cierto reconocimiento.

Participar en un blog como “invitado” tiene, además, una ventaja adicional: no exige tanto esfuerzo y tanta regularidad como alimentar tu propio blog.

Al inicio, para que seleccionen tu post necesitarás un cierto reconocimiento en tu área de actividad; y si no, tendrás que presentar un post que, por sí mismo, avale tus méritos y tus conocimientos.

3. Haz una presentación

Siempre ten una presentación comercial de tus servicios o productos. Recuerda que si tienes cualquier oportunidad para hablar delante de un grupo e profesionales, o de posibles clientes, aprovéchala.

Si lo haces bien, y la gente percibe que sabes de lo que hablas y que eres un profesional solvente, es muy posible que contacten contigo para contratar tus servicios.

4. Participa en las redes sociales

Hoy en día muchas empresas disponen de cuentas en redes sociales como Facebook o Twitter con el objetivo de crear una pequeña red conocer a gente interesante para tu actividad.

No te pierdas en los detalles personales. Recuerda que tus objetivos, la esencia de tu participación en estas redes sociales, son y deben ser siempre de naturaleza profesional.

5. Entrevistas para portales o blogs

Si alguien te propone realizar una entrevista para un blog, una revista o un periódico, acepta. Puede ser una excelente oportunidad para llevar tu conocimiento a una audiencia más amplia y, por qué no, para dar a conocer tu actividad.

Cuando llegue el momento de responder las preguntas, sé respetuoso: no te preguntan para que te vendas a ti mismo, sino para que aportes información de interés a los lectores/espectadores.

6. Seminarios online, o crear un “podcast”

Hoy en día es relativamente fácil generar vídeos y podcasts con tus intervenciones y podrás difundirlos en la red. Sobre todo si has hecho seminarios o entrevistas.

La clave, como siempre, está en la calidad de tus conocimientos, y en tu capacidad para exponerlos de manera ordenada y atractiva. Si tus cursos y presentaciones son útiles para otros profesionales, pronto te convertirás en una referencia, y los clientes potenciales oirán hablar de ti. Es muy importante generar contenido útil para el oyente y no para ti.

7. Entra en un grupo profesional

El grupo puede ser offline u online, como tú prefieras. La idea es que puedas intercambiar opiniones y conocimiento con otros profesionales. De esta manera tendrás la oportunidad de establecer contactos. Hay redes sociales que permiten este tipo de grupos como linkedin.

Conocerás a otros profesionales, y ellos te conocerán a ti. Es importante que se hable de ti y tus trabajos.

8. Apúntate a un curso (mejor si es presencial)

Las clases, especialmente si son presenciales, no solo te ayudan a actualizar tus conocimientos, sino que además te permiten conocer a mucha otra gente con intereses similares a los tuyos. Se trata, por tanto de una excelente fuente de contactos profesionales.

9. Escribe un libro

Es verdad que escribir un libro son palabras mayores. Pero si ya has adquirido la destreza y la disciplina necesarias para escribir posts con regularidad, no tiene por qué resultarte tan difícil.

  • Lo primero de todo es tener algo interesante que contar. Para eso hay que saber lo suficiente, o al menos tienes que estar dispuesto a investigar con cierto rigor hasta llegar a saberlo.
  • Después se trata de que aclares tus ideas, y de que seas capaz de organizar bien tus conocimientos.
  • Crea un índice y luego desarrolla los temas. Seguramente podrás aprovechar gran parte de lo que has ido publicando en tu blog.

Gracias a Internet, la distribución no es un problema, siempre que tu principal objetivo no sea ganar dinero. Si el libro es realmente interesante, llegarás a mucha gente y, por decirlo de alguna manera, darás un paso adelante en tu consideración como profesional. Quién sabe, si el libro tiene mucho éxito tal vez hayas encontrado otra fuente de ingresos!

10. Participa con comentarios de calidad

Todo lo que haces deja huella, mucho más si lo haces online. Un buen comentario puede completar extraordinariamente bien la información de un post. Tanto es así que la gente que hace comentarios de calidad también es reconocida y valorada.

Intenta ser riguroso y respetuoso con el autor y, desde luego, no busques la autopromoción directa, sino aportar  información que amplíe, mejore o complete los contenidos del post original. El autor lo agradecerá, y los lectores también.

Post original: 10 Ways to Get Your Name in Front of Prospective Clients

Consejos para detectar a un cliente difícil ANTES de firmar un contrato

7 abril, 2011

¿Alguna vez os ha pasado, que firmais un contrato con un cliente y por varios motivos os dais cuenta que nunca deberíais haber firmado ese contrato?

En Fixalo siempre intentamos que haya la mejor comunicación entre clientes y proveedores aunque siempre hay clientes que pueden convertirse en una pesadilla por muchos motivos: porque no respetan tu trabajo, porque discuten cada uno de los pasos que das en el proyecto, porque te persiguen todo el tiempo, porque no colaboran, porque no hacen más que generarte problemas y, sobre todo, porque se niegan a pagar.

La clave está en detectar a este tipo de clientes desde el principio -si puede ser desde la primera reunión- porque una vez que te hayas embarcado en el proyecto todo se pone más complicado.

Signos negativos fáciles de detectar

Permanece muy atento si el cliente hace cualquiera de estas cosas:

– Discute o intenta cambiar las condiciones del contrato.

– Te pregunta si estarás disponible los fines de semana, por si se produce alguna emergencia.

– Te explica que los últimos cinco ó seis profesionales que contrató no estaban a la altura, y habla mal de ellos.

– Necesita el proyecto “para ayer”, y quiere empezar cuanto antes, pero no está seguro de lo que quiere.

– Tarda varios días, o incluso una semana, en responder a los correos electrónicos que le envías.

– Dice que no tiene mucho dinero ahora, pero que este proyecto es una oportunidad para “aterrizar” en la empresa, y que luego vendrán muchos otros de mayor presupuesto.

– No quiere firmar ningún contrato.

– Se niega a pagar una parte por adelantado.

Si has detectado alguno -o varios- de estos síntomas, deberías plantearte la posibilidad de renunciar a ese cliente, porque puede generarte muchos inconvenientes y prácticamente ningún beneficio.

¿Merece la pena realizar este proyecto?

En determinadas circunstancias, incluso un proyecto difícil puede merecer la pena. Estas son algunas de las preguntas que puedes hacerte para decidir si te conviene seguir adelante o no:

– ¿Realizar ese proyecto hará que mejore tu experiencia profesional y tu portfolio de manera significativa, bien porque se trata de un gran cliente, o porque se realiza utilizando una tecnología nueva?

– ¿El proyecto es creativo, divertido, interesante, o tiene que ver con alguna área de de conocimiento en la que quieres sumergirte?

– ¿Van a pagarte tu tarifa más alta, y en las condiciones que tú has fijado?

– Si ya trabajaste con ese cliente, ¿te pagó a tiempo en las anteriores ocasiones?

– ¿Es una posible fuente de trabajo (por ejemplo, es una agencia, o alguien con buenos contactos que puede proporcionarte otros proyectos en el futuro)?

– ¿Darán una buena opinión sobre tu trabajo y te recomendarán a otros clientes potenciales?

– ¿Tienes alguna buena referencia -fiable- sobre el cliente?

– ¿El proyecto es para una “buena causa”, o para una organización a la que quieres prestar tu apoyo?

Analiza los pros y los contras, busca un equilibrio entre tus intereses personales y profesionales, y decide asumiendo las consecuencias.

Gestionar a un cliente complicado

Si, a pesar de todos los inconvenientes, has decidido seguir adelante con el proyecto, hay algunas cosas sencillas que puedes hacer para gestionar a un cliente complicado.

– Pide al cliente que firme un contrato. Detalla el trabajo que vas a realizar y lo que el cliente tiene que proporcionarte.

– Explica al cliente de manera clara cómo vas a gestionar las nuevas tareas que éste solicite a medida que avanza el proyecto, es decir, aquellas tareas que no están contempladas en el alcance inicial: las vas a rechazar, las vas a cobrar, van a impactar en el plazo de entrega, etc.

– Explicita los términos de pago en el contrato con exactitud: fija un plazo límite para el pago final, cuando el proyecto está concluido. Incluso puedes considerar la posibilidad de introducir una penalización por el retraso.

– Detalla, también, quién es el propietario del material que produzcas como resultado de tu trabajo, y en qué condiciones. Así evitarás problemas.

– Crea una hoja de ruta, con las fechas de los diferentes entregables y las fechas de los pagos, para que puedas mantener el proyecto bajo control.

– Facilita al cliente tus horarios de trabajo habituales -especialmente si os encontráis en diferentes franjas horarias- para que sepa cuándo estás operativo, y no abuse de tu tiempo.

– Si solo aceptas peticiones de trabajo por escrito -las palabras se las lleva el viento- recoge esta exigencia en el contrato

– Solicita un pago por adelantado antes de comenzar el trabajo. De esta forma, el cliente se sentirá mucho más involucrado con el desarrollo del proyecto.

Recuerda siempre que si realizas un análisis sereno y objetivo de las ventajas e inconvenientes de aceptar cada proyecto, puedes ahorrarte un montón de horas de trabajo inútil, y un montón de dolores de cabeza.

Fuente: How to Spot Difficult Clients BEFORE Signing a Contract